İş Toplantılarına Nasıl Hazırlanmalısınız?

Çok yönlü hizmet veren bir kurum olmamız nedeniyle, ihtiyaçlarımız da bir o kadar fazla. Bu sebeple, aylık olarak birden fazla firmayla görüşme yapıyoruz diyebilirim. Bu toplantılarda ya da toplantı öncesinde ihtiyaçlarımızı iletiyor, daha sonra firmaların çözümlerini dinliyoruz. Bizim için en verimli -bedel/iş orantısı- olanını tercih ediyoruz. Her bir görüşme de bizim için birer deneyim oluyor. Bugün yaşadığım olumsuz bir deneyim ve geçen hafta yaptığım sunumdan örneklerle, toplantı/sunum öncesinde ve sonraki süreçlerde nelere dikkat edilmeli? sorusunun cevabını yazmaya çalışacağım. Bu tavsiyelerim, birçok konuya uyarlanabilir, örn. iş görüşmeleri. 🙂

Toplantıya gelen firma yetkilileri, görünüm itibariyle zihinlerimizde olumlu bir algı oluşturdu. Selamlaşma faslından hemen sonra konuya geçtik. Bu görüşme, haftaya yapacağımız toplantı için bir ön görüşme niteliği taşıyordu. Yani olması gereken, firma yetkililerinin bize bolca soru sorup, ihtiyaçlarımızı not almaları, haftaya kadar da bu konularda ön çalışma yapıp, bize özel bir sunum hazırlamalarıydı. Fakat süreç pek de beklediğimiz gibi olmadı. Onlar bize soru sormadıkları gibi, sadece ürünlerini/hizmetlerini pazarlama odaklı konuştukları için, biz sorular sorduk. Sorduk fakat aslında cevap alamadık. Çok konuşup hiçbir şey anlatmamayı başarıp(!), sonra da bizden bir toplantı koparabildiklerine sevinerek ayrıldılar.

Çok değil bir hafta önce, Trabzon’da, radyolarımızın müdürlerinin, daire başkanlarının ve kurum genel müdür yardımcımızın katıldığı bir ortamda Sosyal Medya sunumu yaptım. Yukarıdaki örnekteki firmayla benzer bir konumdaydım. Yeni Medya birimi olarak hizmetlerimizi anlatacaktım. Trabzon’a, bir ay öncesinde sadece radyo dairesi başkanlığına özel yapılan sunumu özelleştirip gitmiştim. Bunu yeterli bulmayıp, burada yapılan radyolar arası koordinasyon toplantılarına aktif katılım sağladım, onları dinledim, kendi verileri ve ihtiyaçları doğrultusunda sunumumu zenginleştirdim. Biraz heyecanmış olsam da, verimli geçtiğini birçok müdürümden ve daire başkanımdan işittim.

Bugünkü firma yetkililerinin yaptıklarını görünce, bir hafta önce yaptığım sunumun ne kadar değerli olduğuna bizzat kendim şahit oldum. Beni tanıyanlarınız ya da yazılarımı takip edenleriniz varsa, bu tespitimin övünme değil, durum analizi olduğunu anlayacağınızı düşünüyorum. Herhangi bir toplantı ya da sunumun hazırlık sürecinde ve sırasında dikkat etmeniz gerekenleri maddeler halinde sıralamaya çalışacağım.

Karşınızdakini Küçük Görmeyin

Büyük futbol takımlarının düştüğü bir hatadır, rakibini küçümserler ve beklemedikleri bir sonuçla evlerine dönerler. Karşınızdakinin bilgi ve deneyiminin ne olduğunu bilemezsiniz, belki de sizi denemek için az biliyor gibi davranabilir. Küçümseme tavrınızı karşı taraf hissederse, sonuç olumlu olacaksa bile olumsuza dönecektir. Ki, sonuç olumlu bile olsa uzun vadede kazançlı olmayacağınızı net bir şekilde söyleyebilirim.

Ön Çalışma Yapın

Toplantı öncesi bir ön görüşme yapacak olsanız bile, bu görüşmeye de hazırlıklı gidin. Görüşeceğiniz kişinin/markanın/kurumun hangi sektörde, kimlere hitap ettiğini, ne gibi ihtiyaçları olabileceğini öngörmeye çalışın. Ön görüşme sırasında bu öngörülerinizi ifade edebilir, üzerinde geliştirmelerle ihtiyaç tespitinde daha doğru sonuçlar elde edebilirsiniz.  “Doğru sorular” hazırlamaya çalışın, verimli analizler, doğru sorularla ortaya çıkar.

Kendinizi Net İfade Edin

Sizi tanımak ya da hizmetlerinizi öğrenmek istemeleri halinde net olun, lafı dolandırmayın, aynı şeyleri tekrarlamayın. Yapabileceklerinizi ve yapamayacaklarınızı açıkça ifade edin. Böylelikle gereksiz beklenti oluşturmaz, karşılanamayan beklentilerle kendinizi zor duruma sokmamış olursunuz.

Gereksiz Terim Kullanımından Kaçının

Yaptığınız işi ya da işlemi anlatan terimleri elbette kullanmanız gerekebilir. Fakat gereksiz yere kullanılan yabancı kelime ve terimler, sizi daha havalı göstermez, aksine “boş konuşan” olarak etiketlenmenize sebep olur. Karşınızdaki sizi gerçekten anlamazsa, sizinle iş yapmaz, net.

Kendinizi Satın Ama Pazarcı Gibi Değil

Bu ifadeyle elbette pazarcıları küçümsemiyorum, benim babam da eski pazarcıydı. Ortam farkından dolayı kullanacağınız ifadeler ve üslup, pazardan farklı olmalıdır. Daha profesyonel ifadelerle size olan ihtiyacı hissettirmeye çalışın fakat abartmayın, durmanız gereken yeri iyi tespit edin. Eğer bu sınırı aşarsanız, kapı kapı dolaşan pazarlamacılardan farkınız kalmaz.

Özel Sunum Hazırlayın

Görüşeceğiniz markanın/kurumun dinamiklerini ve ihtiyaçlarını analiz edip, özel bir sunum hazırlamalısınız. Hatta bir örnek çalışma dahi yapabilirsiniz. Bu çalışmalar, elbette bir maliyettir. Fakat oltanın ucuna yem takmadan balık avlamayı beklemek de biraz fazla iyimserlik olur. Her attığınız oltaya da balık gelecek diye bir şey yok. Siz elinizden geleni yaparsınız, takdir Allah’ındır. “Eğer işi vermeyecekseniz, boşuna hazırlanmayalım” mantığı, doğru değildir. Karşınızdaki bunu hissederse, zaten işin olacağı varsa da olmayacağını bilmelisiniz.

Yapacağınız görüşmelerde bu maddelere dikkat ederseniz, sonuca olumlu katkısı olduğuna şahit olabilirsiniz. Bizzat kendi deneyimim doğrultusunda bu tavsiyeleri yazdım. Sizin de tavsiyeleriniz varsa, yorum olarak iletebilirsiniz, okumak isterim.